Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS?

26 stycznia 2018

Na sukces związany z efektywnym wdrożeniem systemu dla utrzymania ruchu trzeba pracować od samego początku tego procesu. Odpowiednie przygotowanie zakładu i świadomość zmian usprawniają jego przebieg oraz minimalizują ryzyko niepowodzenia. Dzięki należytemu przygotowaniu można uzyskać o wiele lepsze rezultaty.

Artykuł jest drugą częścią poradnika dotyczącego wdrażania systemu CMMS:

W pierwszej części poradnika związanego z wdrożeniem systemu CMMS omówiliśmy ogólny przebieg wszystkich jego etapów. W tym wpisie skupiamy się na pierwszym z nich – przygotowaniach do wdrożenia.

W fazie przygotowawczej główną rolę odgrywa klient, a więc osoby odpowiedzialne za zakład i dział utrzymania ruchu. To od opracowania i przekazania konkretnych informacji zależy tempo kolejnych działań. Etap przygotowania jest bardzo ważny, a często niestety lekceważony. Składa się z pięciu kluczowych operacji, w ramach których zbierane są informacje niezbędne do poprawnego skonfigurowania i użytkowania systemu. Oto one.

 

1. Określenie wizji i jasnych celów wdrożenia systemu

Cele wdrożenia są drogowskazem, wskazującym które aktywności w całym cyklu doskonalenia pracy działu UR są ważniejsze od pozostałych. Oprócz wyznaczania drogi, stają się również punktem odniesienia w momencie wystąpienia trudności. Warto pamiętać o tym, że jeśli przed wdrożeniem nie sprecyzujemy oczekiwań, to ciężko będzie osiągnąć realną poprawę. Przykładowymi celami mogą być:

  • podniesienie dostępności parku maszynowego dla produkcji,
  • zmniejszenie awaryjności,
  • skrócenie czasu poszukiwania części na magazynie,
  • zmniejszenie poziomu stanów magazynowych części zamiennych,
  • zebranie dokumentacji technicznej w formie cyfrowej w jednym miejscu,
  • szybsza i skuteczniejsza wymiana wiedzy między pracownikami (zwłaszcza w sytuacji kiedy część kadry jest starsza i zbliża się do wieku emerytalnego, czy też następuje stosunkowo duża rotacja).

Przy definiowaniu założeń trzeba jednak znać umiar. Podejście „im więcej, tym lepiej” wcale nie jest korzystne, ponieważ trzeba mieć świadomość, że realizacja wszystkich planów w tym samym czasie jest niemożliwa. Nawet jeśli w firmie występuje wiele problemów, trzeba skupić się na jednym, najważniejszym z nich, którego rozwiązanie przyniesie największe efekty. Dopiero w dalszej kolejności należy przystępować do pozostałych, w myśl zasady Pareto. Prawidłowym podejściem w takiej sytuacji jest nadawanie priorytetów poszczególnym założeniom.

Cel: Zdefiniowanie celów wdrożenia i wyznaczenie kierunku rozwoju. Sformułowanie krótkoterminowej wizji działu UR odpowiadającej na pytanie: jak utrzymanie ruchu powinno funkcjonować za rok, za 3 lata?

 

2. Inwentaryzacja wyposażenia znajdującego się pod opieką działu utrzymania ruchu

W nowoczesnym zarządzaniu utrzymaniem ruchu duży nacisk kładzie się na przepływ informacji i jej aktualność. Zdarza się, że w zakładowych wykazach maszyn i urządzeń występują stare obiekty, których fizycznie dawno już nie ma na zakładzie. Z drugiej strony brakuje wyposażenia nowego, zakupionego stosunkowo niedawno. Wdrożenie systemu CMMS jest okazją do uporządkowania tych informacji, a ponadto niezbędnym elementem do efektywnego użytkowania nowego rozwiązania.

Drugą czynnością przygotowującą do implementacji systemu jest wykonanie rzetelnej inwentaryzacji wyposażenia. Pozyskane w ten sposób dane będą odzwierciedlać rzeczywisty stan zakładu. Nie można zarządzać efektywnie jeśli nie ma się świadomości czym się zarządza.

Cel: uporządkowanie wiedzy o posiadanym zakresie odpowiedzialności

 

3. Analiza krytyczności maszyn

Kolejnym krokiem jest przeanalizowanie posiadanego parku produkcyjnego pod kątem krytyczności poszczególnych maszyn. Umożliwia to dobór odpowiednich strategii eksploatacji w odniesieniu do konkretnych składników. Nie ma bowiem sensu (ani możliwości ze względu na ograniczoność zasobów) stosowania podejścia prewencyjnego do wszystkich maszyn, ponieważ takie zarządzanie byłoby nieefektywne i nieuzasadnione ekonomicznie. Dlatego też należy przeanalizować wszystkie urządzenia i zdiagnozować ich przynależność do jednej z poniższych grup:

  • Maszyny o wysokiej krytyczności – Grupa A
  • Maszyny o średniej krytyczności – Grupa B
  • Maszyny o niskiej krytyczności – Grupa C

Prewencję prowadzi się w odniesieniu do najistotniejszych elementów procesu produkcyjnego, a więc maszyn przydzielonych do grupy A. Sposób w jaki można określić krytyczność przedstawiliśmy krok po kroku w naszej Bazie Wiedzy i wpisie Strategie eksploatacji maszyn.

Cel: wyznaczenie najważniejszych maszyn z punktu widzenia całego zakładu, w stosunku do których będą prowadzone działania prewencyjne.

 

4. Uporządkowanie indeksów części zamiennych

Następnym elementem prawidłowego przygotowania się do wdrożenia systemu jest analiza indeksów części zamiennych. W tym obszarze mogą występować dwa rodzaje nieuporządkowania, które przeszkadzają w sprawnej implementacji i użytkowaniu oprogramowania CMMS:

 

  • Zbyt ogólne indeksy – czyli sytuacja, w której pod jednym indeksem (np. w systemie ERP) identyfikowanych jest więcej rodzajów części, oraz
  • Zdublowane indeksy – sytuacja występująca w momencie gdy jeden rodzaj części zamiennej występuje w zestawieniu (np. w ERP) pod kilkoma różnymi indeksami.

W obu przypadkach niemożliwe staje się efektywne zarządzanie magazynem części zamiennych, ale groźniejszym zjawiskiem są zbyt ogólne indeksy, ponieważ występuje wtedy całkowita degradacja informacji o stanach magazynowych. Im większa jest skala zjawiska, tym dokładniejszą analizę należy przeprowadzić. Ze względu na to, że jest to proces czasochłonny i wymagający szczególnej uwagi, zaleca się jego rozpoczęcie jak najwcześniej, na długo przed uruchomieniem etapu właściwego wdrożenia.

Cel: uzyskanie rzeczywistej struktury części zamiennych oraz możliwości efektywnego zarządzania stanem zapasów magazynowych.

 

5. Przygotowanie infrastruktury IT do wdrożenia systemu CMMS

Ostatnim punktem przygotowującym zakład do uruchomienia systemu jest przeanalizowanie możliwości infrastrukturalnych. Działania w tym obszarze podzielone są na dwa typy: obligatoryjne i opcjonalne.

Klient obligatoryjnie powinien:

  • przygotować serwer,
  • udostępnić bazę danych,
  • przygotować wyposażenie stacjonarne z dostępem do serwera (komputer/-y zlokalizowane w obrębie warsztatu), a także zapewnić
  • możliwość zdalnego połączenia się z serwerem przez konsultantów dostawcy.

W naszej praktyce wdrożeniowej zalecamy również wykonanie kilku działań opcjonalnych, do których zaliczymy np. przygotowanie sprzętu mobilnego (smartfonów), zapewnienie odpowiedniej jakości sygnału WiFi na hali produkcyjnej, czy zakup drukarki termotransferowej w przypadku decyzji o wykorzystaniu modułu kodów kreskowych. Wszystkie te działania są jednak ustalane indywidualnie z danym zakładem i zależą od specyfiki i zakresu wdrożenia.

Cel: Sprawne i szybkie przeprowadzenie czynności techniczno-instalacyjnych. Dobrze przygotowana infrastruktura (zwłaszcza w obszarze komunikacji) pozwala również na lepsze wsparcie użytkowników już po zakończonych pracach wdrożeniowych.

 

Podsumowanie

Odpowiednie przygotowanie zakładu gwarantuje przede wszystkim płynną współpracę i przyspiesza szereg działań wykonywanych w pozostałych etapach wdrożenia systemu. Im więcej rzetelnej pracy zostanie wykonanej na początku projektu, tym szybciej można zauważyć pierwsze efekty użytkowania oprogramowania. Wyznaczenie celów, analiza stanu obecnego oraz konkretne działania dostosowujące zakład do wymogów nowoczesnego zarządzania utrzymaniem ruchu skutecznie ograniczają ryzyko wystąpienia problemów z wdrożeniem i zwiększają szasnę na maksymalne wykorzystanie potencjału tkwiącego w narzędziach IT.

Przejrzyj inne nasze porady na blogu

Zobacz więcej wpisów