Czasami zdarza się jednak, że wybrany system okazuje się nieefektywny, albo po pewnym czasie użytkowania przestaje należycie służyć firmie. Warto wtedy rozważyć możliwość wymiany dotychczasowego programu na nowy dokonując wstępnej analizy sytuacji. Oto 8 czynników, które mogą stanowić przesłankę do tego, by rozważyć wymianę używanego oprogramowania:
Brak należytego wsparcia ze strony producenta/dostawcy – każde rozwiązanie CMMS (czy szerzej IT) powinno mieć zapewniony stały i sprawny support ze strony dostawcy. Brak profesjonalnego helpdesku może okazać się niekiedy bardzo poważnym problemem, który sparaliżuje pracę działu.
Brak rozwoju oprogramowania – innym, często ważniejszym, powodem zakończenia współpracy z dostawcą systemu CMMS jest zaprzestanie rozwoju sprzedawanego programu. Rozwój technologii wymusza dynamiczne dostosowywanie się. Jeśli dostawca nie rozwija swoich programów, albo robi to zbyt wolno, należy bardzo poważnie zastanowić się, czy nie wymienić jego oprogramowania.
Problemy z integracją wybranego systemu – system powinien posiadać również możliwość integracji z innymi rozwiązaniami IT oraz możliwość rozszerzenia o dodatkowe funkcje. Jeśli używany program dla utrzymania ruchu jest zamknięty na wymianę danych i nieprzygotowany na poszerzanie funkcjonalności, w przyszłości może okazać się bezużyteczny.
Nieelastyczność dostawcy/producenta – firmy produkcyjne coraz częściej życzą sobie dostosowania oprogramowania do ich specyfiki zakładów. Aby było to możliwe system musi być odpowiednio zbudowany (patrz pkt wyżej), a producent musi dopuszczać możliwość jego adaptacji. Jeśli reprezentuje nieelastyczne, zachowawcze podejście warto się zastanowić, czy podejmować/kontynuować z nim współpracę.
Brak intuicyjności oraz czasochłonność obsługi – archaiczne, niedopracowane, czy zagmatwane widoki programu mogą skutecznie utrudniać pracę i niepotrzebnie ją wydłużać. Obsługa systemu CMMS powinna być szybka i płynna, a zawarte w nim informacje przejrzyście zaprezentowane. Czy zmiana systemu na taki, który posiada lepszą architekturę widoków nie przyniosłaby usprawnień w jego użytkowaniu?
Braki w funkcjonalności – przy wyborze programu CMMS firmy wybierają zawsze (albo prawie zawsze) taki, który spełnia ich potrzeby na tamtą chwilę. Czasem okazuje się jednak, że program po wdrożeniu działa inaczej niż początkowo zakładano, albo brakuje mu funkcji. Producent/dostawca powinien dopasować system do sytuacji klienta, jednak co zrobić w przypadku, gdy nie jest chętny na taką współpracę?
Ograniczenia infrastrukturalne – potrzeba wymiany systemu CMMS może zajść także wtedy, gdy aktualizacja używanej infrastruktury IT spowoduje błędy w oprogramowaniu. Sytuacje te to np. aktualizacja systemów operacyjnych, do których aplikacja CMMS nie jest przystosowana (brak kompatybilności). Wstrzymywanie inwestycji z powodu utrzymania dostępu do wykorzystywanego programu może być nieekonomiczne i nieefektywne.
Brak mobilności i obsługi urządzeń mobilnych – bardzo poważnym zaniedbaniem ze strony producentów CMMS jest także brak obsługi urządzeń mobilnych. Działanie systemu CMMS na systemach mobilnych Windows, czy Android stało się powszechnym standardem, który zdecydowanie ułatwia życie wielu firmom.
Do wymienionych tutaj problemów można dopisać jeszcze inne rzeczy, które utrudniają lub uniemożliwiają prawidłowe działanie systemu dla służb UR, a przez to niwelują osiągane wyniki. Jeśli w Twojej firmie występują takie (lub podobne) trudności, może warto przemyśleć możliwość wdrożenia nowego, lepszego systemu CMMS?
Niektórzy z naszych klientów już to uczynili wybierając nasze rozwiązanie w miejsce dotychczas używanego (Press Glass, Zakłady Mięsne Łuków).
