Jak wybrać system CMMS?

04 grudnia 2017

Jeśli zauważasz, że w Twój dział utrzymania ruchu potrzebuje informatycznego wsparcia, Twoje myśli w pierwszej kolejności powinny powędrować w stronę systemów CMMS. Jednak jak dokonać słusznego wyboru i na co zwrócić uwagę, gdy na rynku pojawia się coraz więcej tego typu narzędzi? Czy każde z nich w równym stopniu będzie wspierać Twoich pracowników? A jeśli nie, to które wybrać?

Podejmowanie decyzji o wyborze rozwiązań informatycznych nigdy nie jest łatwe. Nie inaczej sprawa ma się w przypadku oprogramowania CMMS dla utrzymania ruchu. Przygotowaliśmy krótki poradnik, w którym zawarliśmy najważniejsze informacje i wytyczne, na które powinieneś zwrócić uwagę w procesie decyzyjnym.

 

Aspekty poszukiwania i wyboru systemu CMMS

Dobrze przygotowany i uporządkowany proces poszukiwania rozwiązania dla utrzymania ruchu przyczyni się do łatwiejszego podjęcia decyzji i zredukuje ryzyko potencjalnego niepowodzenia. Oto siedem aspektów, na które warto zwrócić uwagę.

 

Przeprowadź wewnętrzny audyt i zdefiniuj potrzeby

Z doświadczenia wiemy, że sprecyzowanie swoich potrzeb nie jest wcale takie łatwe. Jednak jeśli poświęcisz chwilę na rzetelne przeanalizowanie sytuacji, zyskasz sporo informacji, które będziesz mógł przedstawić w zapytaniu ofertowym. To z kolei zapewni Ci pozyskanie wartościowych ofert, dostosowanych do Twojej sytuacji. Podczas audytu skup się przede wszystkim na tym co Ci doskwiera i jakie problemy są najpilniejsze. Mogą to być na przykład zbyt częste, niespodziewane przestoje, brakujące części zamienne, niedopilnowywanie terminów napraw, brak pewnych informacji, itp.

Oprócz problemów, zwróć jednak uwagę również na to, co funkcjonuje w sposób zadowalający. Zestawienie zalet i wad aktualnej sytuacji umożliwi Ci lepsze przygotowanie się do zmian organizacyjnych, jakich wymaga wdrożenie systemu CMMS.

Jeśli nie masz czasu na samodzielne przeprowadzenie audytu, pamiętaj, że możesz skorzystać z pomocy innych firm, które taki raport przygotują za Ciebie.

 

Ustal wymagania

Kiedy już znasz główne bolączki swojego zakładu, możesz zacząć zastanawiać się nad wymaganiami co do wdrażanego systemu. Pamiętaj jednak o jednej rzeczy: nie skupiaj się tylko na chwili obecnej. Jeśli chcesz, żeby kupiony system okazał się trafionym wyborem, miej odwagę spojrzeć w przyszłość. Zbuduj wizję swojego zakładu i zastanów się jak chcesz, żeby wyglądał on za 5, czy 10 lat. System, który wybierzesz powinien nie tylko pomóc Ci rozwiązać aktualne problemy, ale przyczynić się także do efektywnej realizacji przyjętej strategii.

 

Wyszukaj i przeanalizuj dostawców

Kolejny etap, to poszukiwanie odpowiednich dostawców i rozwiązań. Zanim zaczniesz testowanie samych systemów weź pod uwagę także informacje o ich producentach, czy dystrybutorach. Oceń wiarygodność, doświadczenie, pozycję rynkową oraz kompetencje techniczno-doradcze potencjalnego partnera. Wdrożenie systemu CMMS, to nie tylko instalacja oprogramowania, ale również konieczność przeprowadzenia pewnych zmian organizacyjnych. Sprawdź, czy potencjalny dostawca będzie w stanie doradzić Ci jak zaplanować procesy i co zmienić, żeby uzyskać lepsze wyniki.

 

Przeanalizuj znalezione rozwiązania

Wreszcie nadszedł czas na szczegółowe poznanie proponowanych rozwiązań. Pamiętaj, że suchy opis funkcjonalności, to nie wszystko. Warto poświęcić czas i poprosić o szczegółową prezentacją podczas której będziesz mógł zadać konkretne pytania. Dobrze jest również własnoręcznie przetestować oprogramowanie, wykorzystując do tego wersje demonstracyjne. Nie wszyscy producenci je udostępniają, ale na przykład nasz system Queris CMMS przetestujesz zupełnie za darmo (przechodząc tutaj).

Kilka istotnych rzeczy, które powinieneś uwzględnić podczas oceny systemów CMMS, to:

  • Funkcjonalność – sprawdź na ile pokrywa się z Twoimi oczekiwaniami i czy pozwoli Ci rozwiązać aktualne problemy. Uwzględnij również stan Twojego utrzymania ruchu w przyszłości. Funkcjonalność najlepiej jest skonsultować z samym dostawcą, który powinien Ci odpowiedzieć jak program będzie wspierać planowane procesy.
  • Możliwość dostosowania do Twoich potrzeb – to ważna opcja, o którą czasami bardzo ciężko w przypadku systemów dystrybuowanych, do których dystrybutor nie posiada kodu źródłowego. Pamiętaj, że to system powinien być dopasowany do Ciebie, a nie Ty (Twój zakład) do systemu.
  • Możliwości integracji – wymiana danych jest dzisiaj koniecznością do efektywnego zarządzania, zatem wybierane rozwiązanie powinno mieć szerokie możliwości integracji z innymi systemami w firmie (przede wszystkim z ERP, MES, czy APS).
  • Łatwość obsługi – intuicyjny interfejs przyspieszy wykonywanie czynności i usprawni pracę z systemem. Nie bagatelizuj tego aspektu, bo im dłużej Twoi pracownicy będą musieli uczyć się obsługi, tym szybciej się zniechęcą, a Ty później ujrzysz efekty.
  • Migracja danych – dowiedz się jakie wsparcie potencjalny dostawca oferuje w zakresie importu dotychczas zebranych danych. Oczywiście informacje spisywane ręcznie na papierze, prawdopodobnie będziesz musiał wprowadzić sam (przy czym dobrze jeśli dostawca podpowie Ci jak to zrobić szybko i sprawnie), ale import z Excela nie powinien być już żadnym problemem.
  • Potencjał rozwojowy i aktualizacje – wymagaj tego, aby wybierany CMMS był stale rozwijany i miał zapewnione odpowiednie wsparcie aktualizacyjne. Rozwiązania, które nie są aktualizowane lepiej sobie od razu podarować.
  • Wersja mobilna – w dobie urządzeń przenośnych dobrze jeśli system można obsługiwać nie tylko przez komputer stacjonarny. Popularność smartfonów w zakładach produkcyjnych stale wzrasta, więc wdrażanego CMMS-a powinieneś móc obsługiwać także z pozycji aplikacji mobilnej. Nawet jeśli aktualnie nie widzisz takiej potrzeby, to zapewnij sobie tę opcję w przyszłości (pamiętaj o wizji rozwoju).

Nie wszystkie wspomniane aspekty będziesz mógł ocenić tylko po testach aplikacji, dlatego świetnym sposobem na pełniejszą analizę systemu i jego dostawcy są również wizyty referencyjne. Nie zawsze dostawca jest w stanie taką przeprowadzić, ale jeśli nadarzy się okazja – korzystaj. Wizyta referencyjna, to szansa, żeby zobaczyć jak dane narzędzie sprawdza się w codziennej praktyce.

 

Wymagaj przeszkolenia

Każdego nowego narzędzia trzeba się nauczyć. Z jednymi nauka idzie sprawnie, zaś inne są trudne do opanowania. Nie pozwól sobie na wdrożenie, po którym nie zostanie Ci zapewnione przeszkolenie z obsługi programu i pracy z nim. Im szybciej użytkownicy przyswoją sobie wiedzę i umiejętności poruszania się po aplikacji, tym szybciej będziesz mógł się cieszyć z wypracowanych rezultatów zmiany.

 

Nie kończ współpracy z końcem wdrożenia

Pamiętaj również o wsparciu powdrożeniowym. Należycie świadczony suport zapewni Ci spokój i stabilną pracę, bez obaw o usterki, czy niedostępność systemu. W przypadku niepożądanej sytuacji szybka reakcja dostawcy jest bezcenna. Wsparcie po ukończeniu implementacji rozwiązania powinno również obejmować stałe aktualizacje oprogramowania, tak aby system za kilka lat nie stał się reliktem przeszłości, ale nadal mógł Ci w pełni służyć.

 

Nie zapomnij o cenie 😉

Oczywiście przy podejmowaniu decyzji o wyborze systemu CMMS istotna jest również cena. Za coś przecież będziesz musiał kupić upatrzone rozwiązanie, więc nie można pomijać czynnika finansowego. Powinieneś trzeźwo spojrzeć na tę kwestię i zastanowić się jakimi środkami dysponujesz, a jakie masz oczekiwania. Musisz wiedzieć, że mając tysiąc złotych nie kupisz profesjonalnego narzędzia, zapewniającego należytą obsługę dużego, czy średniego zakładu. Porównując ceny, nie przyjmuj jej jednak też za kryterium decydujące. Potencjalnie wydane pieniądze potraktuj jak inwestycję (nie tylko jako koszt), która ma się zwrócić. Z dobrze wybranym i wykorzystywanym systemem na pewno tak się stanie.

 

Opisane aspekty, to najczęściej analizowane obszary podczas wybierania systemów CMMS. Często w grę mogą wchodzić jeszcze inne czynniki, gdyż wszystko zależy od specyfiki danego przedsiębiorstwa i sytuacji. W przypadku dodatkowych pytań, albo wątpliwości, skontaktuj się z nami – chętnie na nie odpowiemy i pomożemy Ci przy podjęciu decyzji.

Przejrzyj inne nasze porady na blogu

Zobacz więcej wpisów