Jak skutecznie wdrożyć system CMMS w 4 etapach, żeby przyniósł oczekiwane korzyści?

26 stycznia 2018

Wdrożenie każdego nowego rozwiązania w przedsiębiorstwie powinno być odpowiednio zaplanowane i przygotowane. Zwłaszcza w obszarze rozwiązań informatycznych występuje sporo potencjalnych problemów, które mogą sprawić, że podjęte działania zakończą się niepowodzeniem. Taka sytuacja występuje przy wdrażaniu systemu CMMS dla utrzymania ruchu. Jak zatem prawidłowo przygotować się do jego implementacji, żeby proces wdrożenia przebiegł sprawnie i szybko przyniósł oczekiwane efekty? Oto nasze wskazówki.

Artykuł jest pierwszą częścią poradnika dotyczącego wdrażania systemu CMMS:

Z własnego doświadczenia wiemy, że wdrażanie informatycznych systemów przemysłowych, to dla wielu firm duże wyzwanie. Jest to operacja, która z jednej strony nie powinna być zbyt uciążliwa dla regularnych procesów występujących w przedsiębiorstwie, a z drugiej wymaga jednak poświęcenia dużej uwagi. Przygotowaliśmy zatem obszerny, trzyczęściowy poradnik, w którym opisaliśmy najważniejsze aspekty uruchomienia systemu dla utrzymania ruchu.

 

Od czego zacząć i co warto wiedzieć?

Przede wszystkim należy zastanowić się nad celem zakupu i wdrożenia oprogramowania na potrzeby działu UR. Trzeba sobie uświadomić, że wdrożenie takiego programu, to nie tylko instalacja na serwerze i komputerach w zakładzie. Z technicznego punktu widzenia są to czynności proste do wykonania i nie zajmują wiele czasu. Zmiana sięga o wiele głębiej i dotyka głównie płaszczyzny organizacyjnej, a nie infrastrukturalnej. To właśnie reorganizacja działu i sposobu pracy sprawia najwięcej trudności, dlatego właśnie tym aspektom powinna być poświęcona szczególna uwaga.

 

Etapy wdrożenia systemu CMMS

W wypracowanej przez nas praktyce, ze względu na dużą rozpiętość działań, każde wdrożenie systemu dzielimy na fazy, w które zaangażowane są obie współpracujące strony – my, jako dostawcy oraz zakład jako klient. Dopiero partnerska współpraca oraz wykonanie konkretnych działań przynoszą realne efekty. Wdrożenie systemu CMMS złożone jest z czterech etapów.

  • Etap I – Przygotowanie do wdrożenia
  • Etap II – Faza przedwdrożeniowa
  • Etap III – Faza wdrożenia
  • Etap IV – Samodzielny rozwój i osiąganie kolejnych etapów zaawansowania.

Wszystkie etapy wymagają szeregu czynności, które ograniczają ryzyko niepowodzenia, usprawniają wdrożenie, a w efekcie owocują pożądanymi wynikami. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

 

Etap I – Przygotowanie do wdrożenia

Czynności związane z przygotowaniem muszą zostać przeprowadzone wewnątrz zakładu. Oczywiście dostawca powinien służyć informacyjnym wsparciem, ale to kierownictwo działu odpowiada za należyte opracowanie celów wdrożenia, czy określenie krytyczności poszczególnych maszyn.

W opracowanym przez nas planie wdrożeniowym zawarliśmy pięć istotnych aspektów, pod kątem których klient powinien przygotować się do uruchomienia i korzystania z rozwiązania CMMS. Są one szczegółowo opisane we wspomnianej już drugiej części opracowania: Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS?

 

Etap II – Faza przedwdrożeniowa

Wydawałoby się, że jest praktycznie tym samym co przygotowanie zakładu do wdrożenia, a jednak pojawiają się znaczące różnice, które wymuszają rozdzielenie tych dwóch procesów.

Faza przedwdrożeniowa jest realizowana w ścisłej współpracy z dostawcą, który powinien przyjąć tutaj rolę konsultanta. Jego (naszym) zadaniem jest dokładne przedstawienie możliwości wdrażanego systemu w odniesieniu do konkretnego zakładu i specyfiki klienta. Wizyta konsultanta pozwala także na szczegółowe omówienie procesów i struktury danych, które będą wykorzystywane w systemie. W tym czasie określa się jakie dane i w jaki sposób należy przygotować, aby możliwe było rozpoczęcie pracy z systemem i osiągnięcie wcześniej zdefiniowanych celów.

Faza przedwdrożeniowa trwa zazwyczaj od 4 do 6 tygodni, ale termin ten ze względu na specyfikę produkcyjną danej firmy może ulegać zmianom.

 

Etap III – Faza wdrożenia

W czasie trwania tego etapu główna rola przypada dostawcy, stającym się integratorem rozwiązania. Nie oznacza to jednak, że klient pozostaje całkowicie bierny. Wbrew pozorom wdrożenie systemu CMMS nie polega wcale na skomplikowanej instalacji oprogramowania i konfigurowaniu ustawień. Czynności te są przeprowadzane bardzo szybko, a ponadto duża ich część wykonywana jest zdalnie.

Właściwe wdrożenie rozpoczyna się od dwóch sesji szkoleniowych, podczas których użytkownicy zapoznawani są z obsługą systemu i sposobem jego wykorzystywania. Przygotowanie aplikacji do obsługi odbywa się równolegle i niezależnie.

Po odbytym przeszkoleniu system jest uruchamiany i oddawany do codziennego użytku. Przez pierwsze dwa tygodnie rekomendujemy pracę na wersji testowej oprogramowania, która pozwala szybko wychwycić nieprawidłowości i w razie potrzeby dokonać szybkiej korekty. Jest to też czas na „przetrenowanie” nowych sposobów komunikacji z działem produkcji i przyzwyczajenie się do nowych warunków funkcjonowania działu.

Na końcu fazy wdrożenia, czyli po okresie około dwóch tygodni, system zostaje przełączony na wersję produkcyjną. Zakład rozpoczyna wtedy pracę z kompleksowo skonfigurowanym systemem, wypełnionym zaimportowanymi, rzeczywistymi danymi.

 

Etap IV – Samodzielny rozwój i osiąganie kolejnych etapów zaawansowania użytkowania systemu CMMS

Po zakończeniu instalacji i przebytym przeszkoleniu rozpoczyna się realna praca z systemem oraz ostatni, najdłużej trwający etap implementacji. Niestety przez wiele zakładów produkcyjnych, a co gorsza także dostawców, jest on lekceważony, albo w ogóle niezaplanowany. Tymczasem to właśnie samodzielny rozwój użytkowania oprogramowania i organizacji pracy w największym stopniu wpływa na ostateczne powodzenie lub porażkę.

Największym wyzwaniem dla przedsiębiorstw produkcyjnych nie jest przygotowanie danych, czy instalacja aplikacji, ale właśnie zmiana organizacji pracy. Wiąże się ona ze zmianą postrzegania całego działu i realizowanych procesów. Brak wsparcia na tym etapie powoduje wiele trudności, a często również frustrację z powodu braku widocznych efektów wdrożenia. System pozostaje wtedy zbędnym technologicznym gadżetem, który jedynie dokłada zajęć związanych z jego obsługą. Nie tak powinna wyglądać praca z systemem CMMS.

W związku z dużą złożonością procesu implementacji, zaangażowaniem dużej ilości osób, czy koniecznością reorganizacji działu zawsze rekomendujemy należyte przygotowanie się do wdrożenia (dwa pierwsze etapy), a po rozpoczęciu pracy z systemem doskonalenie się w obsłudze tzw. ścieżek, którymi są:

  • Ścieżka reakcyjna,
  • Ścieżka gospodarki magazynowej,
  • Ścieżka analityczna,
  • Ścieżka prewencyjna.

Podążanie tymi ścieżkami (kolejno lub równolegle) gwarantuje większą sprawność pracy i szybsze przystosowanie się do nowych warunków. Ostatecznie zaś zmniejsza ryzyko porażki wdrożenia i zwiększa efektywność pracy. Omówienie każdej ze ścieżek i ich poziomów zaawansowania znajduje się w trzeciej części artykułu: Jak potęgować efekty wykorzystania systemu CMMS? Poziomy zaawansowania jego obsługi.

 

Podsumowanie

Wdrożenie i uruchomienie systemu dla utrzymania ruchu nie jest wcale prostą operacją, ale jej rzetelne zaplanowanie i zorganizowanie może znacząco usprawnić ten proces. Na uwadze trzeba mieć przede wszystkim fakt, że celem przejścia przez wszystkie etapy wdrożenia nie jest tylko szybkie i sprawne uruchomienie systemu. Celem nadrzędnym jest osiągnięcie z tego tytułu korzyści organizacyjnych i finansowych. System jest zaledwie narzędziem, które samo z siebie nie przynosi efektów. Dopiero jego odpowiednie użycie (po prawidłowym wdrożeniu) owocuje oczekiwanymi rezultatami.

Przejrzyj inne nasze porady na blogu

Zobacz więcej wpisów