Jak potęgować efekty wykorzystania systemu CMMS? Poziomy zaawansowania użytkowania

26 stycznia 2018

Na rynku cały czas funkcjonuje błędne przekonanie, że samo tylko wdrożenie systemu dla utrzymania ruchu rozwiąże wszystkie problemy. W rzeczywistości, aby osiągnąć wymierne korzyści, trzeba z tym systemem pracować i wiedzieć jak go wykorzystywać. System jest tylko narzędziem, dzięki któremu można wykonać pewną pracę, ale tę pracę musimy wykonać sami.

Artykuł jest trzecią częścią poradnika dotyczącego wdrażania systemu CMMS:

Przeważająca liczba niepowodzeń wdrażania oprogramowania CMMS wynika z tego, że po oddaniu systemu do użytku mało kto z niego korzysta, albo robi to w sposób nieumiejętny. Za porażkę wdrożeniową nie uznajemy problemów infrastrukturalnych, czy niemożności instalacji programu (bo takim przypadkom zapobiega audyt przedwdrożeniowy), ale brak korzyści wynikający z niewykorzystanego potencjału systemu..

Jak zatem osiągnąć wdrożeniowy sukces i wypracować naprawdę zadowalające efekty? Czy w ogóle jest to możliwe? Praktyka pokazuje, że tak (zobacz wyniki firmy Bracia Urbanek), a potrzeba do tego determinacji i zaangażowania w samodzielny rozwój.

 

Czym są poziomy zaawansowania w wykorzystywaniu systemu CMMS?

Osiąganie poziomów zaawansowania, to proces czwartego, ostatniego etapu wdrożenia systemu. O wszystkich przeczytasz w pierwszej części niniejszego opracowania: Jak skutecznie wdrożyć system CMMS?Ze względu na dużą złożoność operacji i zaangażowanie wielu osób, dobrą praktyką jest realizacja następujących ścieżek rozwoju:

  • ścieżki reakcyjnej,
  • ścieżki gospodarki magazynowej,
  • ścieżki analitycznej,
  • ścieżki prewencyjnej.

Każda z nich składa się z kilku poziomów. W początkowym okresie wykorzystywania systemu ułatwiają pracę z nim, ale przede wszystkim umożliwiają osiągnięcie przyjętych wcześniej celów wdrożenia. Kluczem do sukcesu jest podejście zainteresowanych osób oraz rzetelne podążanie wytyczonym planem.

 

Ścieżka reakcyjna

Doskonalenie działu utrzymania ruchu z wykorzystaniem systemu CMMS rozpoczynamy od opanowania podstawowych zasad związanych z podejściem reakcyjnym. Ścieżka ta pozwala na dokładne poznanie systemu i gromadzenie danych, które następnie będą wykorzystywane w dalszym rozwoju. Wyróżniamy w niej 6 poziomów zaawansowania:

 

Poziom zaawansowania 1

Rozpoczęcie pracy w obszarze zgłaszania i obsługi awarii. Na tym poziomie należy zwrócić szczególną uwagę na kategoryzację zgłoszeń (np. awaria elektryczna, awaria mechaniczna, usterka, regulacja, itp). Od tego momentu wszystkie problemy zgłaszane przez dział produkcji są rejestrowane w systemie CMMS.

Cel: Automatyczna rejestracja rzeczywistego czasu zgłoszenia.
Efekt: Skrócenie czasu reakcji. Zgłoszenia ustne i telefoniczne nie są przyjmowane do realizacji.

 

Poziom zaawansowania 2

Rozpoczęcie pracy w obszarze zgłaszania i obsługi awarii. Na tym poziomie należy zwrócić szczególną uwagę na kategoryzację zgłoszeń (np. awaria elektryczna, awaria mechaniczna, usterka, regulacja, itp). Od tego momentu wszystkie problemy zgłaszane przez dział produkcji są rejestrowane w systemie CMMS.

Cel: Umożliwienie lepszego przygotowania się do obsługi zgłoszenia przez mechaników oraz możliwość podejmowania ważniejszych zgłoszeń w pierwszej kolejności (priorytety).
Efekt: Dalsze skrócenie czasu reakcji. Szybsza obsługa zgłoszeń dzięki eliminacji konieczności kilkukrotnych inspekcji mechaników przed podjęciem działań.

 

Poziom zaawansowania 3

Akceptacja bądź odrzucanie zrealizowanych zgłoszeń przez dział produkcji (operatorów). Od tego momentu to uprawnione osoby z działu produkcji decydują o zakończeniu zgłoszenia. Dzięki temu utrzymanie ruchu na bieżąco otrzymuje informacje o tym, które zgłoszenia nie zostały poprawnie obsłużone.

Cel: Wzrost jakości pozyskiwanych danych. Eliminacja ukrytej pracy, która pozostaje jeszcze do wykonania przez dział UR.
Efekt: Pozyskanie pierwszych danych umożliwiających ocenę jakości pracy.

 

Poziom zaawansowania 4

Wykorzystywanie aplikacji mobilnej przez techników i mechaników do obsługi zgłoszeń i rejestracji pracy.

Cel: Automatyczna rejestracja rzeczywistego czasu reakcji i czasu naprawy. Rejestracja rzeczywistego czasu pracy. Pozyskanie danych umożliwiających analizę wskaźników MRT (Mean Reaction Time) i MTTR (Mean Time To Repair).

 

Poziom zaawansowania 5

Przekazywanie informacji o objawach podczas zgłaszania awarii (przez dział produkcji). Następuje uruchomienie wymogu wypełnienia informacji o symptomach.

Cel: Klasyfikowanie zgłoszeń według kategorii objawów. Uzyskanie możliwości przeprowadzenia analizy Pareto i podjęcia działań zaradczych w obszarach, które przyniosą największe korzyści.

 

Poziom zaawansowania 6

Uzupełnianie informacji o przyczynach awarii przez techników i mechaników (dział UR). Osoby z utrzymania ruchu obsługujące dane zgłoszenie są zobowiązane do wprowadzania informacji o rzeczywistych przyczynach awarii.

Cel: Diagnostyczne wsparcie zgłoszeń i pozyskanie kolejnych danych umożliwiających prowadzenie zaawansowanej analizy Pareto w oparciu o przyczyny awarii.
Efekt: System CMMS automatycznie zacznie generować sugestie dotyczące przyczyn awarii w oparciu o wcześniejsze powiązania przyczyn i objawów.

 

Osiągnięcie szóstego poziomu zaawansowania umożliwi podjęcie skutecznych działań podnoszących dostępność maszyn. Ponadto zagwarantuje znacznie wyższą jakość działań prewencyjnych, które będą ukierunkowane na zdiagnozowanie najczęściej występujących problemów.

 

Ścieżka gospodarki magazynowej

W zależności od postępów realizacji ścieżki reakcyjnej równolegle można rozpocząć wdrażanie usprawnień w obszarze gospodarki magazynowej. Jej elementy będą niezbędne do efektywnego prowadzenia działań prewencyjnych, których osiągnięcie można uznać za finał wdrożenia systemu CMMS. W tym obszarze wyróżniamy cztery poziomy zaawansowania, przy czym pierwszy z nich powinien zostać wykonany już na etapie przygotowania do wdrożenia.

 

Poziom zaawansowania 0

Uporządkowanie indeksów części zamiennych (eliminacja zdublowanych indeksów i korekta indeksów zbyt ogólnych). Zdefiniowanie grup części, magazynów, miejsc składowania. Przeprowadzenie kompleksowej inwentaryzacji magazynu oraz import danych do systemu CMMS.

Cel: Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia gospodarki magazynowej.

 

Poziom zaawansowania 1

Rejestrowanie przyjęć i wydań części w systemie CMMS.

Cel: Utrzymywanie rzeczywistych i wiarygodnych informacji dotyczących stanów zapasów części zamiennych.

 

Poziom zaawansowania 2

Zdefiniowanie stanów minimalnych poszczególnych części oraz określenie części krytycznych dla procesu produkcyjnego.

Cel: Możliwość utrzymywania bezpiecznych stanów magazynowych części zamiennych.

 

Poziom zaawansowania 3

Integracja obszaru gospodarki magazynowej z systemem ERP.

Cel: Ograniczenie do minimum pracy związanej z wprowadzaniem informacji o stanach magazynowych (np. przyjęcia tylko w ERP, wydania tylko w CMMS). Redukcja czasu obsługi systemów.

 

Ścieżka analityczna

Podobnie jak w przypadku ścieżki gospodarki magazynowej może być ona realizowana równolegle ze ścieżką reakcji. Ścieżka analityczna i magazynowa mają charakter wspomagający prewencję i przenikają przez cały rozwój obsługi systemu. Ważne jednak, aby nie zakłócały pracy związanej z osiągnięciem wszystkich poziomów zaawansowania ścieżki reakcyjnej.

Ścieżka analityczna składa się z dwóch poziomów zaawansowania:

 

Poziom zaawansowania 1

Analiza podstawowych wskaźników: MTBFMTTRMRTMTR.

Cel: Możliwość pozyskania podstawowych informacji na temat kondycji procesów utrzymania ruchu oraz ocena podjętych działań rozwojowych. Analiza podstawowych wskaźników takich jak MTBF (Mean Time Between Failures) czy MRT (Mean Reaction Time) umożliwia podjęcie decyzji o ewentualnych działaniach korygujących (np. jeśli średni czas między awariami – MTBF – wydłużył się, to znaczy, że podjęte działania okazały się skuteczne).

 

Poziom zaawansowania 2

Określenie w porozumieniu z działem produkcji wspólnych KPI – kluczowych wskaźników efektywności (np. dostępności maszyn).

Cel: Przeprowadzenie analizy Pareto umożliwiającej podjęcie działań, które wyeliminują najczęściej pojawiające się przyczyny wpływające na obniżenie KPI. Możliwość zaplanowania działań prewencyjnych w odniesieniu do maszyn stanowiących największą wartość produkcyjną.

 

Ścieżka prewencyjna

Realizację ścieżki prewencyjnej można rozpocząć w trakcie lub nawet przed rozpoczęciem działań z obszaru analityki i gospodarki magazynowej. Ważne jest jednak, aby zakład osiągnął już wszystkie poziomy ścieżki reakcyjnej. Ścieżka prewencji składa się z czterech poziomów zaawansowania, przy czym pierwszy z nich powinien być wykonany już na etapie przygotowania do wdrożenia.

 

Poziom zaawansowania 0

Wykonanie analizy krytyczności maszyn. Informacje o tym jak wykonać analizę można znaleźć w naszej Bazie Wiedzy: Strategie eksploatacji maszyn.

Cel: Ukierunkowanie na działania prewencyjne w stosunku do maszyn najbardziej krytycznych (należących do grupy A i B). Wytypowanie komórki prewencyjnej specjalizującej się w przeglądach.

 

Poziom zaawansowania 1

Opracowanie planów prewencji dla maszyn. Przypisywanie konkretnych osób/serwisantów do obsługi zaplanowanych działań.

Cel: Możliwość generowania i obsługi zdarzeń prewencyjnych. Analiza wykonalności planów prewencyjnych.

 

Poziom zaawansowania 2

Opracowanie list zadań (checklist) dla zdarzeń prewencyjnych oraz odpowiednich załączników.

Cel: Katalogowanie i doprecyzowanie pracy mechaników. Możliwość raportowania wykonania działań prewencyjnych.

 

Poziom zaawansowania 3

Bieżąca weryfikacja i realizacja planów prewencyjnych na ustalonym poziomie.

Cel: Znaczący wzrost dostępności mocy produkcyjnych parku maszynowego.

 

Podsumowanie

Osiągnięcie ostatniego poziomu prewencji jest zwieńczeniem wdrożenia systemu CMMS, które można uznać za zakończone sukcesem. Na tym etapie przedsiębiorstwo jest już w stanie osiągać znaczące rezultaty w obszarze utrzymania ruchu i produkcji. Ze względu na ścisłą współpracę między tymi działami, poprawie ulegają również procesy wytwarzania, co bezpośrednio przekłada się na wydajność produkcji i osiągane zyski.

Wdrożenie systemu CMMS jest więc nie tylko usprawnieniem pracy mechaników, ale całego zakładu produkcyjnego. Z tego powodu tak ważne jest, aby rzetelnie i odpowiedzialnie podejść do wdrożenia oraz nie poprzestawać na samej tylko instalacji oprogramowania.

Przejrzyj inne nasze porady na blogu

Zobacz więcej wpisów