Istotą tego podejścia jest optymalne harmonogramowanie okresowych przeglądów, remontów, napraw, czy obsług technicznych. Stan maszyn jest sprawdzany prewencyjnie co jakiś czas, a na podstawie tych przeglądów planuje się następnie optymalne momenty napraw i konserwacji. Jej stosowanie zaleca się dla maszyn tak wysokiej jak i średniej krytyczności.
Dane historyczne i przeprowadzane ich analizy są podstawą planowania przyszłych działań. Działania planowo-zapobiegawcze są mniej kosztowne w stosunku do działań strategii CBM i w większości przypadków zupełnie wystarczają w odniesieniu do maszyn średniej krytyczności. W stosunku do elementów zakładu o wysokiej krytyczności taka koncepcja eksploatacji jest naturalnym uzupełnieniem predykcyjnego utrzymania ruchu, które nie uwzględnia planowania stałych przeglądów, lecz ich prognozowanie na podstawie obserwacji stanu technicznego.
Prawidłową i skuteczną realizację strategii planowo-zapobiegawczej umożliwiają moduły harmonogramowania prac oraz raportowania, które są nieodłącznym elementem systemów dla utrzymania ruchu (CMMS).